Vertragscontrolling: Warum es wichtig ist, Verträge im Blick zu behalten

Jedes Unternehmen hat zahlreiche Verträge mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder Partnern. Doch oft geraten sie nach der Unterschrift in Vergessenheit. Das kann teuer werden, wenn sich Verträge automatisch verlängern oder Fristen unbemerkt ablaufen. Genau hier setzt das Vertragscontrolling an: Es sorgt für eine gute Organisation aller Verträge und dafür, dass  Fristen rechtzeitig beachtet werden.

Warum ist Vertragscontrolling wichtig?

• Kosten sparen: Wenn Sie die Fristen kennen, können Sie rechtzeitig kündigen oder neu verhandeln.
• Fehler vermeiden: Verträge enthalten oft wichtige Regeln oder Preisanpassungen – wer sie nicht prüft, riskiert böse Überraschungen.
• Bessere Planung: Sie wissen, wann ein Vertrag endet und können frühzeitig nach Alternativen suchen.
• Mehr Sicherheit: Wer alle Verträge im Blick hat, vermeidet unnötige Risiken und Streitigkeiten.

So geht es ganz einfach im Alltag.

Sie benötigen kein teures Programm, um Ihre Verträge zu verwalten. Schon eine einfache Excel-Liste kann dabei helfen. Wichtig ist nur, dass Sie diese regelmäßig pflegen.

Diese Punkte sollten darin stehen:

• Vertragsart
• Vertragspartner
• Vertragsbeginn
• Vertragsende
• Kündigungsfrist
• Verlängerung (Ja/Nein)
• Kosten
• Ansprechpartner
• Letzte Prüfung
• Status (aktiv, gekündigt, verlängert)

So behalten Sie leicht den Überblick.

1. Erstellen Sie eine zentrale Liste statt vieler einzelner Dateien.
   Sammeln Sie alle Verträge an einem Ort und tragen Sie sie in Ihre Übersicht ein.
2. Erinnerungen im Kalender:
   Tragen Sie wichtige Fristen in den Kalender ein, Zum Beispiel drei Monate vor Vertragsende, damit Sie genug Zeit zum Handeln haben.
3. Verantwortliche festlegen.
   Jeder Vertrag sollte einer Person zugordnet werden, die ihn regelmässig prüft und aktualisiert.
4. Einmal pro Monat prüfen.
   Nehmen Sie sich einen festen Termin vor, um die Liste durchzugehen und anstehende Verträge zu überprüfen.

Warum Sie gleich anfangen sollten

Mit einer übersichtlichen Liste schaffen Sie schnell Ordnung und vermeiden unnötige Kosten. So behalten Sie die Kontrolle über alle Verträge – einfach, klar und ohne grossen Aufwand. CM Treuhand unterstützt Sie gerne in diesem Thema.